Agata Duchowska: ROZMOWA KWALIFIKACYJNA

Ostatnim poważnym etapem przed podpisaniem umowy wstępnej z pracodawcą jest zazwyczaj rozmowa kwalifikacyjna. Czasem stanowi ona jedynie wymagającą dopełnienia formalność, lecz niekiedy to właśnie ten etap zdaje się decydować o tym, czy dostaniemy upragnioną posadę czy też nie. Rozmowa z przyszłym zwierzchnikiem jest przede wszystkim okazją do trafnego zaprezentowania się w nowym miejscu pracy. Należy przy tym pamiętać, że wrażenie, jakie uda się stworzyć w trakcie rozmowy, może być równie ważne, jak doświadczenie zawodowe i posiadane kwalifikacje.

O tym, że nasz sukces w dużej mierze zależy od udanej rozmowy kwalifikacyjnej przekonuje między innymi William W. Garson, autor poradnika dla menedżerów Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych. Książka ta wydaje się o tyle ciekawa czy też pożyteczna dla nas, bowiem dowiadujemy się z niej przed wszystkim, jaki jest mechanizm przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej, na co szczególnie zwraca się uwagę rozmawiając z kandydatem i co ostatecznie decyduje o naszym sukcesie czy porażce.

Zanim w danym przedsiębiorstwie, zakładzie pracy czy też firmie zapoznają się z naszym życiorysem, wpierw przeprowadza się analizę stanowiska, które ma być obsadzone. W fachowej literaturze nazywa się to poznawaniem potrzeb firmy. Dzieli się je na kilka kategorii. Są to:

1. Umiejętności techniczne, czyli kwalifikacje - należą do nich świadectwa, stopnie naukowe, licencje, posiadane doświadczenie itp.

2. Umiejętności funkcyjne - są to kwalifikacje, których można się nauczyć w programach szkoleniowych realizowanych przez firmę w procesie dalszego kształcenia; są to np. zarządzanie, umiejętność słuchania, podejmowanie ryzyka, inicjatywność, odporność na porażki, negocjowanie, bycie mentorem, itp.

3. Zdolność samokontroli - w tej kategorii autor umieszcza takie cechy jak: kreatywność, lojalność, solidność, reprezentacyjność, kompetencje, odpowiedzialność, chęć niesienia pomocy, itp.

4. Umiejętności interpersonalne - są to różne sposoby czy też formy międzyludzkiej komunikacji; pożądanymi zdolnościami interpersonalnymi okazują się być: wczuwanie się w sytuację, szacunek dla innych, obiektywizm, zaangażowanie, a podstawą tychże zdolności jest rozumienie samego siebie i innych.

5. Wymagania narzucone przez kulturę firmy - są to pewne dodatkowe wymagania pożądane na danym stanowisku ze względu na kulturę organizacyjną w jakiej ono istnieje; może to być po prostu odpowiedni ubiór, dodatkowe kursy lub też udział w różnych projektach społecznych.

Gdy wiemy już czego będzie się od nas wymagać, należy w sposób klarowny ułożyć swój życiorys. Jak się okazuje można to zrobić na wiele sposobów, ale najbardziej typowe jest ujęcie chronologiczne i funkcjonalne. Życiorys funkcjonalny podkreśla umiejętności, zdolności i osiągnięcia kandydata, natomiast chronologiczny podaje przebieg pracy zawodowej. Życiorys funkcjonalny autor poleca głównie osobom, które mają małe doświadczenie zawodowe. Niemniej jednak każdy życiorys musi zawierać:

1. Dane osobowe - jest to nie tylko nasze imię i nazwisko ale również informacje o zainteresowaniach, zajęciach dodatkowych czy działalności społecznej, które stanowią formę przeglądu naszych wartości i ambicji.

2. Wykształcenie i szkolenia - tu zawieramy udokumentowane informacje o naszym wykształceniu

3. Doświadczenia zawodowe - według autora to najbardziej istotna część życiorysu; opisujemy tu szczegółowe informacje o praktyce zawodowej i kwalifikacjach

Ostatnio dość popularnym sposobem na lepsze poznanie kandydata i na zweryfikowanie jego preferencji stały się różnego rodzaju testy. Autor omawianego poradnika wymienia ich kilka.

- testy behawioralne - prognozują zachowania kandydata w pracy, poprzez badanie motywacji, wzorów lub problemów osobowościowych oraz umiejętności interpersonalnych

- testy umiejętności technicznych - to pomiar umiejętności kandydata związanej z wykonywaniem określonych zadań, np. test na szybkość pisania

- testy psychologiczne - to testy, które może przeprowadzić z nami jedynie wykwalifikowany psycholog; obejmują bardzo szeroki zakres tematyczny

Tego, co tak naprawdę może nas spotkać na rozmowie wstępnej oczywiście nie można w szczegółach przewidzieć. Jednak sugeruje się, iż istnieją pewne modelowe sposoby przeprowadzania rozmów wstępnych. Okazuje się, że niemal każda taka rozmowa zaczyna się pytaniem "Czy mógłby/aby Pan/i powiedzieć nam kilka słów o sobie?".

Dalsze pytania to zazwyczaj:

  • jakie są Pana/i mocne i słabe strony?
  • co chciałby/aby Pan/i robić za pięć lat?
  • jakie są Pana/i długoterminowe cele?
  • dlaczego wybrała/a Pan/i właśnie tę ścieżkę kariery?
  • dlaczego chciałby/aby Pan/i pracować w naszej firmie?
  • co jest Pana/i największym zawodowym osiągnięciem, a co największym zawodowym niepowodzeniem?

Spotkać jednak można również tak zaskakujące pytania jak np. "Gdyby był/a Pan/i drzewem, to jakim gatunkiem drzewa byłby/aby Pan/i?"
Coraz popularniejsze okazują się sytuacyjne rozmowy wstępne. Kandydatom stawia się pewne hipotetyczne pytania czy też zadania do rozważenia. Autor przytacza następujący przykład: "Przypuśćmy, ze podczas pierwszego dnia Pana/i pracy z nami odbiera Pan/i telefon od rozgniewanego klienta, który grozi, że nas oskarży, jeśli nie przyjmiemy z powrotem sprzętu, który u nas kupił i nie zwrócimy mu jego pieniędzy. Co zrobiłby/aby Pan/i w takiej sytuacji?" W tego typu rozmowach warto pamiętać, iż oczekuje się tu od nas zdolności do logicznego myślenia, kreatywności w rozwiązywaniu danego problemu i opanowania.

Raczej jako ciekawostkę wymienię pewien rodzaj rozmów nazwany rozmową wstępną w stresie. Osoba, która zadaje nam pytania staje w roli przesłuc***ącego, mającego wzbudzić w nas poczucie niepewności i niezręczności. Oczywiście tylko w nielicznych profesjach wymaga się pozytywnego przejścia tegoż etapu. Rozmowy wstępne w stresie są skutecznym sposobem na określenie, czy kandydat będzie profesjonalnie pracował w ekstremalnych warunkach. Nie ma tu żadnych określonych reguł. Można się spodziewać nawet takiego zadania jak wyliczenie dwunastu zastosowań spinaczy do papieru.

Zapewne o wiele bezpieczniej i pewniej będziemy się czuli w trakcie rozmowy gdy wcześniej przygotujemy sobie własne odpowiedzi na możliwe pytania. Jest ich nieskończenie wiele. Oto lista tych, które niewątpliwie mogą pomóc.

"Jakie doświadczenia związane z problemami, pojawiającymi się przy wykonywaniu zadań, miał/a Pan/i współpracując z przełożonymi? Proszę podać przykład ostatniego problemu i opisać sposób, w jaki Pan/i go rozwiązała."

"Mając do wyboru pracę w zespole lub na niezależnym stanowisku, które rozwiązanie byłoby dla Pana/i bardziej odpowiednie?"
"Czy chętnie wykorzystuje Pan/i nowe osiągnięcia techniczne, czy raczej jest Pan/i przeciwny/a zmianom w tej dziedzinie?"
"Proszę opowiedzieć o sytuacji, gdy odkrył/a Pan/i, że jakaś osoba nie jest w stosunkach z Panem/ią uczciwa. Co Pan/i wtedy zrobiła?"
W celu zebrania informacji, potrzebnych do wystawienia kompleksowej oceny naszych umiejętności i kwalifikacji badane mogą być różne cechy naszej osobowości.(ich obecność lub brak)

ASERTYWNOŚĆ

  • Każdy z nas znalazł się choć raz w sytuacji, gdy musiał "przemówić", aby przedstawić swój punkt widzenia. Proszę opisać sytuację, kiedy musiał/a Pan/i być asertywny/a. Co było powodem? Jakie ryzyko podjął/a Pan/i decydując się być asertywnym/ą?
  • Opisać sytuację, gdy spotkał/a się Pan/i z niesprawiedliwym traktowaniem w pracy? Co Pan/i zrobiła? Co Pan/i osiągnęła?

BRANIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

  • Opisać sytuację, kiedy trudno było Panu/i wziąć odpowiedzialność za określoną część wykonywanej pracy. W czym tkwiła istota problemu? Co w praktyce oznacza branie odpowiedzialności za wykonywaną pracę?

CIERPLIWOŚĆ

  • Kiedy cierpliwość może okazać się ważna w pracy? Czy cierpliwość może hamować postęp?

DOSTOSOWANIE SIĘ

  • Opisać sytuację, gdy musiał/a Pan/i przystosować się do pracy z różnymi osobami, dostosować się do różnorodnych sytuacji i środowisk. Czy sprawiło to Panu/i dużą trudność?

DOŚWIADCZENIE

  • Jeśli miał/a Pan/i już jakieś doświadczenia zawodowe, to które spośród nich przygotowały Pana/ią do pracy na stanowisku, o które się Pan/i ubiega?

ELASTYCZNOŚĆ

  • Opisać sytuację, kiedy elastyczność zdecydowanie wpłynęła na pomyślne wykonanie zadania. Jak ważne Pana/i zdaniem, jest bycie osobą elastyczną w pracy na stanowisku, a które się Pan/i ubiega?

ETYKA

  • Opisać sytuację, kiedy Pana/i etyka nie pozwoliła Panu/i przestrzegać wskazówek przełożonego. Jak poradził/a sobie Pan/i w tych okolicznościach?

IDENTYFIKOWANIE SIĘ

  • Czy zazwyczaj rozumie Pan/i uczucia innych osób, czy raczej jest Pan/i osoba dogmatyczną, jeżeli chodzi o zasady i procedury?

INICJATYWNOŚĆ

  • Podać przykład sytuacji, kiedy wykazał się Pan/i inicjatywę w sprawie wprowadzenia zmian w polityce lub procedurach firmy. Co zrobił/a Pan/i, aby przekonać innych o konieczności zmian?

KOMUNIKACJA

  • Opisać sytuację, gdy zostały sprawdzone Pana/i umiejętności komunikacyjne. Jakich sposobów komunikacji używa Pan/i najefektywniej?

SUKCES

  • Czy może Pan/i powiedzieć, że w dotychczasowej pracy odniósł/a już Pan/i sukces? Czy był on zaplanowany czy to przypadek? W jaki sposób do niego doszło?

OTWARTOŚĆ

  • Czy jest Pan/i zwolennikiem powszechnie stosowanych metod prowadzenia interesów, czy raczej jest Pan/i otwarty/a na nowe pomysły?

POCZUCIE HUMORU

  • Czy uważa Pan/i ,że poczucie humoru ma znaczenie w sprawach zawodowych? Jaką rolę odgrywa poczucie humoru w Pana/i życiu?

RYZYKO DECYZJI

  • Opisać sytuację, gdy musiał/a Pan/i podjąć decyzję związaną za sprawą, o której nie decydowała polityka firmy. Czy podjął/a Pan/i ryzyko i na czym ono polegało?

PRACA Z INTERNETEM

  • Wskazać okoliczności, gdy wykorzystał/a Pan/i Internet w swojej pracy. Jakie zastosowanie ma Internet w pracy?

PRAKTYCZNOŚĆ

  • Proszę opisać sytuację, która wymagała od Pana/i praktycznego podejścia do wykonania zadania. Dlaczego praktyczne podejście jest tak ważne w sprawach zawodowych?

PRZEWIDYWANIE

  • Proszę opisać sytuację, gdy zapobiegł/a Pan/i większemu problemowi, dzięki swojej umiejętności przewidywania. Co kryje się pod tym pojęciem z punktu widzenia pracy zawodowej?

UPRZEJMOŚĆ

  • Jak jest ważna uprzejmość w pracy na stanowisku, o które się Pan/i ubiega?

WYKSZTAŁCENIE

  • Które ze wszystkich Pana/i dotychczasowych doświadczeń edukacyjnych (formalnych i nieformalnych) były najbardziej pomocne w przygotowaniu Pana/i do pracy na tym stanowisku?

Przed rozmową kwalifikacyjną warto spróbować odpowiedzieć sobie na wyżej zaprezentowane pytania. Być może nie w każdym punkcie będą adekwatne do charakteru posady, o jaką się ubiegamy, lecz na pewno w jakiś sposób rozjaśnią nam intencje osoby, która będzie z nami rozmawiać.

Na zakończenie autor podkreśla, że przed rozmową wstępną dobrze byłoby się zrelaksować. Pewna dawka stresu jest rzecz jasna nieunikniona, lecz nie powinniśmy pozwolić, aby wziął on nad nami górę. Oprócz klarownych odpowiedzi powinniśmy za pomocą języka ciała przekazać ciepło i zadowolenie wynikające z możliwości spotkania tym oto pracodawcą. Wyciągnięcie ręki na powitanie, a przede wszystkim uśmiech, okazują się doskonałymi sposobami na przełamanie lodów i natychmiastowe stworzenie pozytywnej atmosfery.

POWODZENIA!

Na podstawie: William W. Larson "Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych. Praktyczny poradnik dla tych, którzy nie lubią tracić czasu" ; wyd. LIBER , W-wa 2001